分かりやすい文章を書くために、私が意識していること

はじめに

私は、仕事でもプライベートでも分かりやすい文章を書くことを大事にしています。
文章が分かりにくいと、読む人がストレスを感じたり、質問や確認が増えて時間のロスに繋がったりすると思うからです。

『分かりやすい文章を書くために、私が意識していること』というタイトルでLTをしたところ、ありがたいことに好評でした😳
そこで今回、補足も兼ねて記事にしてみました。

✏️ LTで使用したスライドはこちらから閲覧できます

分かりやすい文章を書くために、私が特に意識していること3つ

1. 一文を短くする！

一文が長いと、どこが大事か分かりにくくなります。
また、頭の中で情報を整理しながら読むことになるため、読む人の負担になります。
なので、とにかく一文を短くすることを意識しています。

↓ 以下、具体的にやっていること ↓

「○○なので」「○○ですが」が出たら、なるべく区切る

面談の件なのですが、申し訳ないですが、明日は予定があるので明後日にしていただいてもよろしいでしょうか？

👆 ちょっとモタっとする…

面談の件でご相談です。
明日は予定があるので、明後日にしていただけないでしょうか？
申し訳ありません…。

👆 行が増えても、一文が短い方が分かりやすい！

箇条書きを使う

会議の日時は、3月3日(木)15時から、場所は3階大会議室です。

👆 悪くはないけど…

【会議の詳細です】
・ 日時：3月3日(木)　15時〜
・ 場所：3階　大会議室

👆 箇条書きだと、大事なポイントがパッと見て分かりやすいので嬉しい！

過剰な丁寧語や、過剰な敬語を使わない

・ ○○することができます。
・ ○○させていただきたいと思います。
・ ご返信のほどお願い致します。
・ ご確認いただきますようお願い致します。
など…

👆 一文が長くなってしまう…

・ ○○できます。
・ ○○致します。
・ ご返信お願い致します。
・ ご確認よろしくお願い致します。
など…

👆 短くても敬意は伝わる！

2. 分かりやすい言葉を使う

人によって、元々持っている知識の量は違います。
自分が当たり前に使っている言葉も、他の人には伝わらないかもしれません。
私はよく「読み手の知識に配慮する」と思って文章を書くようにしています。
「この文章は中学生でも分かるかな？」と思って書くと◎

↓ 以下、具体的にやっていること ↓

難しい熟語や慣用句を使わない

・ 🙁 有用 → 😊 役に立つ
・ 🙁 骨が折れた → 😊 苦労した

👆 同じ意味の分かりやすい言葉に置き換える！

カタカナ語や専門用語を使わない

・ 🙁 アジェンダ → 😊 目次、議題、予定など…
・ 🙁 フィックス → 😊 完成、決定、確定など…

3. 正しく書く

決められた用語は、正しく書くようにしています。
正しく書かないと読む人を混乱させたり、「正しく書けない人」と思われて信頼を失う可能性があります。
面倒でもきちんと書くのが◎！
他の単語や敬語の使い方も、少しでも迷ったら調べてから書くようにしています。

・ JAVA 、ジャバ
・ Java Script、Javascript

・ Java
・ JavaScript

表記を統一する

打ち合わせという単語は、書き方が4パターンもあります！

打合せ／打合わせ／打ち合せ／打ち合わせ

こういうときは、すべてに送り仮名をつけるのがいいらしいです。(良い例：打ち合わせ)
でも、そもそも打ち合わせなのか、会議なのか、ミーティングなのかという問題もあります…。

😱 他にも迷う言葉はたくさん！😱

・ 押す／クリックする／タップする
・ 使用する／利用する
・ Webサイト／ウェブサイト／ホームページ
・ サーバ／サーバー(長音をつけるかどうか…)
など…

大事なのは、1つの文章や書類などで複数の表記が混ざらないようにすること！
複数人で文章を取り扱う場合は、正しい表記や間違えやすい表記をまとめておくといいですね。

分かりやすい文章を書くために、いちばん大切なことは！

ここまでいろいろお伝えしましたが、いちばん大切なことがあります。

それは…

どれだけ慣れても、1回で分かりやすい文章を書くのは難しいです。
「とにかく書いて、書いたものを読んで、もっと分かりやすい書き方がないか考える」
この繰り返しがいちばん大切だと思います。

おまけ：その他意識していること

• 「表題の件」「前者・後者」のような言葉を使わず、具体的に書く
  → 読む人が「表題の件ってなんだ…」「前者はどれだ…」と考えることになるため。
• 体言止めを使わない
  →「○○を確認」のような文章の場合、「確認する」のか「確認した」のか分からないため。
• 漢字とひらがなのバランスを考える
  ひらがなにした方が読みやすい漢字はひらがなにする。
• 「、」は2つまでしか使わない
  どうしても2つ以上になるときは改行する。
• 適度に絵文字を使う
• 見てもらいたい部分は【 】を使って目立たせる
  例：【以下、質問です！】

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