管理の過負荷管理

私の受信トレイを管理する便利な生産性ハック私は何年も前に学んだblog postから書かれています.としてスコットは彼のポストには、電子メールの受信トレイに来るので、必ずしもそれはあなたの即時の注意を必要と意味していません.これを管理するための最良の方法の一つは、自動的にあなたのメールをソートするルールを作成することです.この受信トレイトリアージは、簡単にあなたの注意対後まで待つことができる電子メールを必要とする電子メールを識別するための素晴らしい方法です.
問題は、この投稿は、主にOutlookユーザーのために書かれています.Outlookは、ユーザーが複雑なルールを作成し、さらにこれらのルールを受信メールをフィルタリングし、特定のフォルダに整理するために最適な特定の順序で処理することができます.しかし、Gmailにはサブフォルダやルールの概念がありません.Gmailはラベルとフィルタを使用します.それでは、どのように我々は同じ目標を達成するためにこれらのラベルやフィルタを利用できますか?

Gmailフィルタ

フィルタの作り方

Gmailはかなり基本的なhow to create filtersを示すページを提供しています.また、あなたの受信トレイを整理するいくつかの有用なページがあります.私の問題は、これらの基本的なガイドは、私がどこにしたい場所に私を得ることはありません.

コモンフィルタ

また、いくつかのcommon Gmail filtersを提供する文書もあります.私はこれらのいくつかを使用することを決めたが、私はこのリストから欠落して感じたいくつかのカテゴリがあります.このリストから使用することにしたフィルタは以下です.
これらのフィルタを使用するには、単にコピーして、Gmailの検索ボックスにこれを貼り付けることができます.

このボタンをクリックして、キャンセルボタンの右側にある[検索オプション]ボタンをクリックします.

をクリックして受信トレイの新しいフィルタを作成します.また、これらのメールを関連付けるラベルを作成したい.そこで、外部と呼ばれる新しいラベルを作成します.「ラベル」チェックボックスを選択します.ドロップダウンを使用して新しいラベルを選択します.

今すぐこのフィルタに一致するすべての電子メールは、外部ラベルに関連付けられます.あなたが受信トレイをスキップして、フィルタを使用して分類されるためにこのフィルタと一致する電子メールが欲しいならば、オプションを選択してください.

をクリックします
このプロセスは、これらのフィルタの各々について続きます

外部

入力されたドメインと一致しないフィルタメール.私は会社の外から来ているすべてのメールを識別するためにこれを使用します.

[email protected]

@シンボルの前に-注意してください.この演算子はこれらの結果を削除し、@ domainにマッチする何かを削除します.コム

カレンダー

すべてのカレンダーを招待フィルタ

invite.ics

VIP

特定のアドレスから来るフィルタメール.この場合、それは管理者または上司から来ている電子メールをフィルターにかけるのに用いられています.

from:[email protected]

VIPタグを複数のメールに適用するには、OR演算子を使用します.

[email protected] ドライブシェア

Googleのドライブ共有通知であるフィルタ電子メール

from:[email protected]

[email protected] 緊急

フィルタは、緊急フラグをメール.

[email protected]

私も、私が重要であると感じたいくつかの規則を加えましたが、上記のGoogle関連でリストされる一般的なアイテムからなくなっていました.

CC

フィルタは、アドレスは、CC

cc:[email protected]

チーム

フィルタは、アドレスがリストに含まれる任意のメールを

from:([email protected] OR [email protected] OR [email protected])

私も、電子メールのために特定のフィルタを持っています.

見るべきこと

Gmailのフィルタは、受信トレイに単に適用され、検索結果に一致するメッセージを表示します.適切にあなたの受信トレイをフィルタリングするために、あなたはあなたの規則が他のフィルタにマッチするアイテムを除外することを確認したいでしょう.
たとえば、VIPフィルタとカレンダーフィルタがあれば、VIPから招待されたどんな新しいカレンダーも両方のフィルタの下に表示されます.これは望ましい動作ではありません.VIPカレンダーの招待が両方のラベルで表示されないことを確認するために、我々はカレンダーアイテムを除外するVIPルールに更新する必要があります.これを行うには、カレンダーの招待を除外するフィルタに追加する必要があります.

from:[email protected] -invite.ics

カレンダーが招待されているアイテムを除外しながら、この更新プログラムは、VIPメールからアイテムが含まれます.
これらのフィルタのすべてを取り外すことは、いくつかの調整を取るかもしれませんが、いくつかの予備的なフィルタリングを行うフィルタは、うまくいけば、貴重な時間と労力を保存するのに役立ちます.