Google Formsに投稿された内容をお知らせ！LINE Notifyで投稿情報を定期通知するアンケート！

「Excelで回答フォームを作るのはもう嫌です…」

私はとある企業の企画部門で広報担当をしています。そんな私が受け持つ業務の一つに社員の満足度向上に向けたアンケートが有ります。色々な種類のアンケートを実施しており、単純なアンケート調査もあるのですが、投稿者に追加フォローを行うアンケートも行っています。

私が勤めている企業は昔入れたシステムを大事に使う企業です。ですので、社員向けアンケートを実施したい場合は機能制限マシマシなグループウェアを使うか、Excelフォーマットを作成・共有しています。

Excelフォーマットの場合、作成者側も面倒くさいだけでなく回答者側が非常に大変です。誰かが触っていると開けませんし、書式ミスでうまく集計出来なかったり…。だれも得をしませんよね。

そこで今回は私が上司に直談判するにあたりセールスポイントにしたGoogle Formsの投稿内容をLINE Notifyで連携する方法について記載します。

出来る事

1. Google formの投稿内容を指定した時間で取得します。
2. LINE Notifyで指定したトークへの通知メッセージ(編集可)を送信します。
3. 投稿内容に応じて通知メッセージを使い分ける事が出来ます。

使用技術

1. Google Forms
2. LINE Notify
3. Integromat
4. Google Cloud Platform

複数のアプリケーションを使用しないので、IFTTTも検討してみたのですがGoogle Formsとの連携が無かったこと、後述の選択肢分岐が出来たので今回はIntegromatで作成しています。

事前準備

1. フォームを使用するためのGoogleアカウントを作成し、実施したいアンケートをGoogle Formsにて作成ください。
   リンク：Google Forms
2. LINEアカウントを作成し、LINE Notifyへのログインが可能なことを確認ください。
   リンク：LINE Notify
3. Integromatのアカウントを作成ください。
   リンク：Integromat
4. Google Cloudのアカウントを作成した後、Google Cloud PlatformでGoogle FormsAPIを有効可した後に下記リンクを参考にIntegromatとの連携準備を完了してください。
   なお、項番9のスコープ設定時はGoogle Formsで検索し設定します。
   リンク：Integromat Apps
   

シナリオの詳細

シナリオの全体像は以下の通りです。

①Google Formsの内容を取得

Google FormsのWatch Responsesモジュールで投稿内容を取得します。
フォーム内容を取得する設定は以下の通りです。

②LINE Notifyへの情報連携とメッセージ設定

LINEのSend a Notificationモジュールで取得した投稿内容をLINE Notifyへ連携します。

なお、初回はアクセス許可を実施し、通知メッセージを送るトークルームを指定ください。

③投稿内容で通知メッセージを変更する

投稿内容に応じて通知メッセージを変更する必要がある場合はFlow ControlのRouterモジュールで分岐させます。
分岐設定はモジュール間をつなぐ線をクリックして表示できます。

分岐条件はすべての分岐ルートに設定してください。

④Integromatで実行スケジュールを設定

シナリオが完成したら用途に応じた実行スケジュールを設定します。
日時指定はもちろん、週ごとや月ごとの定期的なスケジュールも設定可能です。

「アリかもしれないね、ちょっと考えてみようか」

さて、上記の内容を上司に直談判してみると思っていたよりも好感触でした。「やる必要ない」的な回答が来るかと思っていたので驚きました。

いただいたお声としては

• 集計が楽になり、回答者が回答しやすくなることで回答率が上がりそう。
• 事務局への通知が来るとフォローが容易になる点も良い。

といった好意的な意見や、

• フォロー優先度を図る指標は設けられないのか？
• フォローの進行度を管理することはできないのか？
• 通知ツールについては導入予定等も考慮して他の方法も検討したほうが良い。

といった運用面のご指摘もいただきました。

上司からの許可もいただいたので内容をもう少し詰めていこうと思います。
相互コミュニケーションが図りやすいツールやアンケート実施に良い方法が有ればぜひコメント等でご教示ください。

閲覧ありがとうございました！