Asana等タスク管理ツールを既に活用されている方向けの記事です。
とても活用のしがいのあるタスク管理ツールなので、ご存じなかった方は是非ご検討してみてください。
https://asana.com/ja
https://qiita.com/search?q=Asana

はじめに

公式でもオススメされている議事録としての使い方はご存知でしょうか。
https://asana.com/ja/guide/examples/meetings/meeting-agendas

今回はAsanaを、定例の議事録や案件の管理、四半期ごとの事業計画として使っている場合に生じる、プロジェクトのコピー作業のコストパフォーマンスについて考えていきます。
なお、本記事最後に自社のasana連携サービスの宣伝が載っていますが、このサービスは本記事で考えていくような発想が先にあって開発されたものですので、内容については中立を心がけたいと思っています。
変なところがあれば留意されながらお読みください。

議事録の意義

ぎじ‐ろく【議事録】 の解説
議事の内容・審議経過・議決事項などを記録したもの。会議録。
(goo辞書 https://dictionary.goo.ne.jp/word/%E8%AD%B0%E4%BA%8B%E9%8C%B2/)

議事録は会議で何を話して、どんな結論が出たのかを記録するものです。
会議は多くの場合、現状を共有し、意思決定をして次のアクションをしていくために開かれます。
ということは議事録が記録として役立つのは、アクションを起こしていく際に経緯や決定事項を参照する時、です。

議事録の意義は、次のアクションのためにこそあります。
そうでないなら、会議のあり方に問題がある、ということも考えられます。
もちろん、考えられる一懸念、ということですが。

どのような議事録が有用性が高いか

さて、ではその意義をフル活用するためにはどのように議事録をとっていけばいいでしょうか。

議事録をとるためのツールには候補はたくさんあると思います。
googleドキュメントのようなオンラインツールやwordのようなワープロソフト、または手書きといったあたりが多く挙げられるでしょう。

なにを使うにせよ、記録という役割がある以上、議事録はどこかに保管されることになります。
保管されるということは、参照する際は取り出しが必要になります。

この取り出しというのがくせ者です。
時間も手間もとられますし、なにより人間の集中力という限られたリソースを奪います。
議事録に限らず、「あの資料どこにあったっけ？」という探しものは、だれしもしたことがあると思います。

じゃあ議事録がタスクのすぐそばにあったら？便利ですね。
単純な話です。これが議事録をAsanaでとる1つ目の理由です。

会議後の次のアクションとしてタスクを進める中で、いつでも簡単にタスクの経緯と意図を参照できるというのは大きなメリットです。
業務効率化として情報の一元化というのは常々挙げられますが、タスク管理ツールに議事録を置くこともその１つです。
私の会社では総合的な観点からAsanaを採用して活用していますが、もちろん、他のタスク管理ツールでも同様のメリットがあると考えられます。

会議に及ぼす好影響

Asanaで議事録をとることの直接的なメリットとしては上述の通りですが、間接的には会議の進行にも強い効果を発揮します。

会議資料化する

プロジェクトを議事録として活用していくわけですが、そこにセクションを設けて現在進行中のタスクを登録しておきます。
そうすると、簡単に会議の全体像が見えますね。
プロジェクトひとつ用意することで、議事録であるものが同時に、会議資料として使えるものになるわけです。
会議中はその画面を見ているだけで、資料の確認を行いつつリアルタイムで議事録が追っていけますし、必要があれば個々のタスクにもメモを加えられます。

リアルタイムでタスク化する

原点に戻りますが、Asanaはタスク管理ツールです。
タスクを作ることができます。
Asanaで議事録をとっていれば、会議中その場で、次にやることをタスク化できるわけです。
会議後にわざわざ、議事録を見ながらタスク管理ツールを開いて...のようなことを行う必要はありません。

もっとも、「会議中にタスクを作成する」こと自体は既に行われている方も多いかとは思います。
その場合でもやはり、議事録ツールとタスク管理ツールの2つに分かれている、もしくは資料まで含めて3つにツールが分かれている状況が、単一のツールにまとめて一覧できるのは、メリット大きいはずです。

まとめ

• 必要な情報が必要な場所の近くに配置できる(議事録という経緯と決定内容の情報が、それが必要なタスク管理の場に配置できる)
• 議事録それ自体が会議資料として使える
• 議事録をとるのと同じツールで会議中にリアルタイムでタスクを作れるので、漏れがない

この三点から、Asanaで議事録をとることは有益だと考えて、実際それを自社でも実践しています。

情報の一元化には高い価値があります。
人間が一日のうちに使える集中力には限りがあるため、その限られたリソースを資料探しのために使うのはもったいないことです。
よき会議、よき議事録のために、Asanaで議事録をとることは大きなメリットがあります。

プロジェクト作成自動化ツールを作りました

Asanaで議事録を作っていくと、例えば週次の定例会議であれば毎週、議事録用のプロジェクトを作成することになります。
この作成もまた、単純作業で手間なので、人にやらせるのはもったいない機械にやらせちゃおうということで自動化ツールを自社開発しました！
https://www.auto-agenda.com/

コピー先のテンプレートプロジェクトとスケジュールを指定しておけば、自動で議事録プロジェクトが作成されます。
会議後はアーカイブする、という場合はそれも自動化できます。

1プロジェクトのコピーまでなら無料で、支払い方法の登録も必要ありません。

ぜひお試しください！