カイゼンジャーニーメモ【第1部 一人から始める】編

もっと仕事のやり方を良くしたい、変えたい、新たな取り組みを始めたい、と思ったときにどうするか？

外に出てみる

• 勉強会、イベントなど。
• 外から得られた学びをそのまま自分たちの現場で適用としてもうまくいかない。
• 他者の実践の背景にどんな状況、制約があったのかを理解し、自分たちの状況制約下ではどのように実践するべきなのかを据え直さないといけない。

状態の見える化から始める

4つのプラクティス

• タスクマネジメント
  • 仕事の背景や目的を理解する。
  • うまくいかない要素を早めに見つける。
  • 仕事が大きいようなら、小さな独立したタスクに分ける。
  • 計画を立てれば、リソースの不足やスケジュールの問題も明らかになる。
• タスクボード
  • 計画づくりをした内容を見える化するためのもの。
  • タスクの状態に対応するステージを用意し、状態を見えるようにする。
  • 残りのタスク、タスクの状態がひと目でわかるようになる。
• 朝会
  • タスクボードの変化を反映するタイミング。
  • 計画とのズレを検出し、再計画するきっかけを作る。
  • 毎日決まった時間、場所、リズムで行う。
• ふりかえり
  • 仕事のやり方やその結果を棚卸しして、次の計画づくりや日々の仕事に活かす、
  • 他の３つよりも、ふりかえりだけは続けるようにした方が良い。

小さく試みる

• まずは自分一人で始めてみる。
• やってみればいろんなことがわかる。やってみないとわからなかったことが、自分の経験として手に入る。

時間を味方につける

• ４つのタスクのうち、一つでも意味があることだが、全部やっていくことで効果をつなげられる。
• 過去から現在を変える。未来から現在を変える。現在を変える。
• どうすれば、自分の現場で効果的になるのかもっと考えるべき。

ふりかえりで仕事のやり方を見直す

• ふりかえりの２つの目的
  • プロセスの改善
  • 不確実性の高い状況下でも前進していく
    • 進めていく中で変更が頻繁に起きる。計画に過度に依存した進め方よりも、経験から得られたことを計画づくりに随時反映させていく。

Keep, Problem, Try(KPT)

• Keep 続けたいこと、やってみてよかったこと
• Problem 問題点、モヤモヤしていること、気にかかっていること、その問題によってどんな不都合や不利益が出ているか
• Try 次に試したいこと

２回目のふりかえり

• 前回のふりかえりのTryをみるところからスタートする
• Tryの効果あって続けた方が良さそうならば、Keepに移動させる
• 効果があるということはProblemに変化が起きているということ
• Keepが増えてくるが、形骸化したKeepは続ける必要はない。

事実・意見・対策

• 問題発見フェーズ
  • 問題点を自由気ままに出していく
• 事実発見フェーズ
  • 具体的な不利益を記載する
  • 深掘りして事実を記載する
• 対策フェーズ
  • 問題を再発しない対策案を考え、ベスト案をマークする
  • 対策を誰が、いつ行うのかを記載する

タスクマネジメントのやり方をモノにする

タスクを書き出し、見える化する

• タスクマネジメントで気にしないといけないポイント
  • タスクがどれくらいあるか
    • 付箋紙に書き出すことをオススメする
    • 色でグルーピングする
    • ○○を××するのように、「名詞＋動詞」で書く
  • そのそれぞれのタスクのゴールは何か
  • タスクのゴールにたどり着くために気をつけることとは何か
  • 今の状況はどうなっているのか

どうなったらこのタスクは終わるのかを言えるようになる

• タスクに関連する情報は以下のことが挙げられる
  • 誰から依頼されたのか
  • 次は誰に渡すのか
  • 期日はいつか
  • どれくらい作業時間がかかりそうか
  • どうなったらこのタスクは終わるのか

大きなタスクを大きなまま扱わない

• 大きなタスクを大きなまま扱っていると、認識の違いが起きやすくなる
• そのままの大きさでは解決できない問題を小さな問題に分割し、そのすべてを解決することで、最初の問題を解決するやり方を分割統治法と呼ぶ
• 1日以上かかるタスクは分割を考えたほうが良い

朝会

1日の最初に、1日の計画を立てる

• 朝会で点検すること
  • 昨日やったこと
  • 今日やること
  • 困っていること

1on1

一対一で対話する

• 定期的に決まった時間で、上司とメンバーが行うコミュニケーション
• テーマはメンバーの話したいことであれば何でもいい。上司は聞くことに徹する。
• メンバー自ら答えを考え出すことを促し、気づきを得られる機会としたい

タスクボードでタスクを見える化する

タスクボードの基本

• 3つのステージで構成されたボード
• 一定の期間で終わらせるべきタスクがどれくらいあるか
• それぞれのタスクが区分されているステージで表現する
  • 未着手（TODO）
  • 着手中（DOING）
  • 完了（DONE）
• TODOが増えがちになるため、直近で必要な一定期間分のタスクのみを貼り出す
• 先々のタスクは、IceboxやParking Lotと呼ばれたりする場所に置く
• DOINGは、今から着手するタスクを置く場所なので、原則として一つしか置けない。

WIP制限・緊急割り込みレーン

• マルチタスクは効率が悪いため、WIP（取り掛かり作業）を1や2つに制限して、同時に複数の仕事に着手してはいけないチームのルールを作る
• 突発的な緊急トラブルの対応は、緊急割り込みレーンをタスクボードに追加する

いつだって始めるのは自分からだ。でも、いつまでも一人ではない。

• アジャイルには、XP(eXtreme Programming)という流儀がある
• XP is about social change. （自分のこれまでの振る舞いを変え、他社との関わり方を変えていく）
• 行動を始めるのに「遅すぎる」ということはない。
• 行動を始めるべきと気づいたそのときが、その人にとって最速のタイミング
• 二人になったら、もっとできることが増える。もっと伝えられるようになる。
• 始めるのは自分一人からだが、いつまでも一人というわけではない

一人で始めた見える化が周囲を巻き込む

• 新しいことを始めるにあたっては、小さく試みることからスタートすることが大切
• ひとり朝会を行う、タスクボードを使った朝会が日々の仕事の起点になる。1週間の終わりには振り返りを行う。このサイクルの繰り返しがリズム。
• リズムが感じられると、これを維持したいという気持ちが高まる

学習する組織（氷山モデル）

• 世の中の事象は氷山のように、出来事という一部しか見ることができない
• 関係者のメンタルモデル（心の根底に根ざした信念や世界観） → 構造や仕組み → 変化や行動の大局的な時系列のパターン → 出来事
• 問題が発生したときには、氷山の一角である事象にとらわれて対処療法をしてはいけない
• 組織で対話し、気づきから学ぶことの重要性を広めていくことにより、組織文化を学習する組織へとアップグレードさせる

参考：カイゼン・ジャーニー たった1人からはじめて、「越境」するチームをつくるまで