MTGを減らすために心がけていること

エンジニアに限った話ではありませんが、長く多量のMTGは業務改善の妨げです。
単純に時間を多く使いますし(参加者の時給合計にMTG時間をかけると大抵とんでもないことになる)、
MTGによって作業時間が細切れにされてしまうと効率が大きく下がります。

しかし、みんなそう思っている割にここの削減に真剣に取り組んでいる人は少ないように思えます。
実際に、前職ではチームを率いるリーダー格になると慢性的に朝から晩までMTGで予定を抑えられ、
まともに自分の作業が出来ないような状態になっていました。

そういう状況を避けるために個人的に色々とやっていることをまとめておこうと思います。

前提

この記事で言うMTGは業務上の何らかの決定を下すためのMTGです。
意見を出すためのブレインストーミングや話すこと自体に意味がある1on1は除きます。

準備

MTGは準備で8割以上決まります。
ろくに準備していないMTGでは、落としどころが分からないまま出席者が思い付きでしゃべるばかりで議論が拡散してしまいます。
ブレインストーミングならそれでも良いですが、決定を行うためのMTGでは絶対にNGです。

資料を事前に共有し論点を整理する

資料を事前に作成して共有しておくことは必須です。
MTGの目的や、議論して決定すべき内容について出席者全員が事前に理解しておかないと、その説明だけで多くの時間を使ってしまいます。
ここに関しては、状況が最も悪い人に合わせざるを得ないので、一人でも事前に読んで考えていない人がいたらMTG自体をリスケするか、その人をMTGから追放するくらいの断固たる態度で臨むべきです。

また、事前に議題を共有するだけでなく、各人の意見も共有できる形でまとめておくとさらに議論がスムーズに進みます。
おすすめはGoogleSpreadSheetで事前に論点を表形式でまとめて、出席者全員に共有しておくことです。
各論点について意見を事前に書いておいてもらうことで、もめる可能性のある重要な部分が洗い出せますし、
そもそも反対意見がほとんどない論点についてはMTGに持っていくことなくその場で決定してしまうことが出来ます。

何にせよ、出席者がその場で考えるようなのはダメです。
MTGはあくまで最小限の議論と決定の場であるべきです。

ファシリテーターは事前に戦略を練っておく

まず、ファシリテーター(進行役)を決めておくことは必須です。
加えて、ファシリテーターは事前に資料を用意した上で前述のように各人の意見を事前に収集し、
どうMTGを進めるか事前に計画を立てておくべきです。
これは結構時間のかかる作業ですが、出席者全員の工数を減らせると考えれば安いものです。

特に、MTGを成功させるために「何を決めなければいけないのか」を明確にしたうえで
どのような時間配分でそれを達成するのかは考えておきましょう。

事前に集めた情報から揉めそうなところなどよく検討しておくことが必要です。
また、MTGを可能な限り少ない回数で終わらせるため、決めるべきことに漏れがないように検討も重ねるべきです。

時間は短く設定する

MTGの時間は可能な限り短く設定しましょう。30分か出来れば15分くらいまで縮めるべきです。
時間が十分にあると、話が脇道にそれることが多くなります。
出席者全員が目的に向かって全力で進まなければならないという認識を共有できるくらいの時間が良いです。

状況が許すなら、MTGをスタンディングで行うなど、出席者に早くMTGを終わらせるインセンティブを与えるのも有効です。

まとめ

• 準備もせずにMTGを行ってはいけない
• 前提・論点・意見の共有はMTGの前に終わらせておく
• ファシリテーターは議論の終わらせ方のシナリオを練っておく
• 時間は可能な限り短く設定する