新卒で入社して2年経ち、ようやく自分なりに議事録の作り方がまとまってきたかなと思ったので、まとめようと思います。

書くこと

・タイトル
・概要（日付、出席者）
・決定事項、ToDoのまとめ（A社、B社で分けると分かりやすい）
・議事（詳細は下に記載）
・次回の日程

僕的には決定事項とToDoを一覧化すると見直すとき分かりやすいのでいいと思います。
以降は議事の書き方に焦点を当てていこうと思います。

議事の書き方

議事の書き方は2通りがあると思います。

決まったことだけを書く

やり方

議題を書く
決定事項、ToDoを書く

メリット

・簡潔で分かりやすい。
・作成に時間がかからない。
・メモ量が少ないため議事中にちゃんと話を聞きやすい。
・打ち合わせの最後に決定事項やToDoをフィードバックしやすい。

デメリット

・話をちゃんと理解していないとできない。
・議題から話が逸れるとメモが取りづらい。
・あとで見直したときに、何故その結論に至ったかが分からなくなる。

例

-フォームの入力規則について
--日本語、英数字のみ入力可能とする @A社
--英数字が必要かどうかを確認し、情報を共有する @B社

話の流れも書く

やり方

議題を書く。
発言ごとに記載する。

メリット

・結論に至った経緯が分かりやすい。
・自分が分からなかったところが分かりやすい。
・裁判になったときに話の展開が追いやすくなる（気がする）。

デメリット

・メモ量が多く、会話についていけなくなることがある。
・話が脱線すると、軌道修正しづらい。
・すべての人の発言を理解して記載しないといけないので時間がかかる。

例

-入力フォームの入力チェックについて何か要望ありますか：田中
--日本語が入力できれば良い：鈴木
---英数字はは入力できなくてよいか？：田中
----よい：鈴木
---英数字が入力するパターンも存在する。念のため確認する：高橋 @B社
----一旦、英数字も入力できてよいように変更する：鈴木
-----そのように設定する：田中 @A社

雑感

どっちが正しいとかはなくて、案件（またはお客さんやリーダーさん）によってどっちにするか決める必要があります。
僕の場合、時間がかかるのが嫌なので、特に何も言われなければ決まったことだけを書きます。

分からない単語群

会議中に知らない単語が出たり、固有名詞が出たりすることは多々あります。
特にIT業界ではカタカナ君やEnglishちゃんがポコポコ出てきて、メモ中に滅茶苦茶焦ります。(さらに金融になり始めたりすると漢字10文字の謎の単語が出てきたり……)

解決策

分からない場合の解決策は聞くことしかないです。
聞かなければ、「分かっているんだな」と思われます。聞くのも仕事のうちです。
そのために、とりあえず聞こえた音でメモするのが大事です。
「Qiitaに記事を挙げておきます」が聞き取れなくても「きい？？記事を挙げておきます」みたいに。

忙しそうで聞けない場合

僕の場合、分からない箇所に「？？」と記載して
「議事録を作成しました。分からない箇所は？？をつけています。確認をよろしくお願いします。」
とチャットしてレビューしてもらっています。

やり方は人それぞれですが、「分からないことは書かない」ではなく、
分かっていないことを理解してもらうために、
分かっていないということを記載するように心がけてたらいいと思います。

終わりに

精度がなかなか高いと噂のGoogleの音声文字起こしなどで自動化したいのですが、
なんでもかんでも記載すれば良いというわけではないので難しいところです。
議事録は決まったところだけを記載し、Googleでの文字起こしを付属しておくとかでも良いかもしれないなあと思いました。